No es flojera, es paz interior

Hay días que terminan sin que podamos decir qué hicimos. Corrimos de una cosa a otra, contestamos mensajes, apagamos incendios, y a la noche la lista sigue casi igual que a la mañana.

¿Será que nos falta tiempo, o que no sabemos qué estamos administrando?

Aristóteles definía el tiempo como la medida del movimiento según un antes y un después. Movimiento es cambio, y el cambio ocurre en forma de eventos: algo que viene del pasado, pasa por el presente y se dirige al futuro. Dicho de otro modo, el elemento básico del tiempo es un evento.

Y ahí aparece algo que casi nadie dice: el tiempo en sí no se puede administrar. No se acumula, no se pide prestado, no se compra. Podés conseguir más dinero, pero no podés conseguir más tiempo. Lo que sí podemos administrar son los eventos que lo llenan.

La clave de la administración del tiempo es el control de los eventos. Si yo no controlo los eventos de mi vida, los eventos me van a controlar a mí.

Veamos cómo se siente cada lado:

No es solo una cuestión de ánimo. Controlar los eventos mejora la autoestima y, con ella, la productividad: nos sentimos más capaces y por eso hacemos más y mejor. Es un círculo que se alimenta solo, para bien o para mal.

Por eso el objetivo final no es hacer más cosas por hora. Una presentación de capacitación sobre el tema lo plantea como una ley natural: el objetivo de la administración del tiempo es la paz interna, es decir, serenidad, balance y armonía, logradas a través del control apropiado de los eventos.

Y acá aparece el malentendido más frecuente: una persona tranquila no es una persona floja. Quien frena un rato en medio de la semana no está perdiendo el tiempo, está usando uno de los más productivos, el de reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en lo difícil. No es flojera, es paz interior.

Pero esos momentos de tranquilidad no aparecen solos. Solo se dispone de ese tiempo si se planifica.

En una PyME esto se nota todavía más. Quien conduce suele ser también quien atiende al cliente, aprueba un pago, resuelve la urgencia del proveedor y contesta el mensaje de las diez de la noche. Cuando todo cae en una sola persona, mandan los eventos. Recuperar el control no empieza por trabajar más horas: empieza por mirar con honestidad en qué se va el día.

Un primer paso concreto es llevar un registro del tiempo durante al menos dos semanas, dividiendo cada día en bloques de dos horas y anotando exactamente a qué se dedicó cada uno. Después, preguntarse:

• ¿Realizo tareas que debería hacer otra persona, o que no agregan valor?
• ¿Hay patrones repetitivos en mi registro?
• ¿Siempre dedico la mañana a las tareas rutinarias?
• ¿Suelo tardar más de lo calculado en una tarea?
• ¿Dispongo de tiempo para reflexionar y ser creativo?

Pocas personas están dispuestas a reconocer cuánto tiempo se malgasta. Mirarlo de frente es el primer paso para recuperarlo.

El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta. El agotamiento se termina haciendo planes de vida, no solo viviendo la vida.

En la próxima nota, una herramienta simple para decidir qué va primero cuando todo parece urgente: la matriz de Eisenhower.