Lo urgente no es lo importante

Hay semanas en las que todo es para ayer. Cada mensaje parece una emergencia y cada llamada, una prioridad. Hasta que llega el viernes y la tarea que de verdad movía el negocio sigue esperando.

¿Todo lo urgente es importante?

Urgente es lo que reclama atención ya. Importante es lo que nos acerca a lo que queremos lograr. Parecen sinónimos, pero no lo son, y confundirlos es una de las maneras más comunes de perder el control del día.

La matriz de Eisenhower, una herramienta clásica de la administración del tiempo, ayuda a separarlos. Cruza esos dos criterios y deja cuatro cuadrantes:

La clave del éxito: enfocate en el cuadrante 2. Al invertir tiempo en lo importante pero no urgente, prevenís crisis y avanzás hacia tus objetivos a largo plazo.

Es el cuadrante más fácil de postergar justamente porque nadie te lo exige hoy: planificar, capacitarse, cuidar la salud, cultivar relaciones. Y lo que no se programa, tarde o temprano se vuelve urgente.

Otra forma de mirar las prioridades es clasificarlas en A, B y C:

• A, valor alto: es absoluto, lo que tengo que hacer.
• B, valor importante: es bueno, lo que debería hacer.
• C, valor bajo: cuando pueda, lo que me gustaría hacer.

Y no todas las horas rinden igual. El nivel de energía tiene su punto máximo a media mañana, ideal para las tareas A; un punto medio a media tarde, para las B; y un mínimo después del almuerzo, que va bien para las tareas C.

Una referencia para evaluar cómo repartís la semana es esta distribución ideal del tiempo:

• 60% planificación y desarrollo.
• 25% proyectos en curso.
• 15% tareas rutinarias.

Si tu registro dice otra cosa, ya sabés por dónde empezar. Y para cuidar ese reparto conviene identificar a los ladrones del tiempo. Algunos de los más comunes:

• Mala planificación
• Reuniones ineficaces
• No escuchar
• Metas poco claras
• Falta de autodisciplina
• Cálculos de tiempo poco realistas
• Mala comunicación
• Indecisión
• Papeleo
• Postergación de tareas pendientes
• Prioridades conflictivas
• Lugar de trabajo desordenado
• Falta de delegación
• Correo sin valor

Las interrupciones merecen un párrafo aparte. Son eventos inesperados que rompen el ritmo de otro evento, y pueden ser necesarias y oportunas, necesarias pero inoportunas, o innecesarias y, por lo tanto, inoportunas. Tienen un costo escondido: recuperarse de una interrupción puede llevar más tiempo que la interrupción misma.

Con la postergación pasa algo parecido. Aparece naturalmente frente a actividades que no son placenteras, que son complejas, largas o poco interesantes, sin importar su prioridad. Por eso vale preguntarse qué tareas pospongo y por qué.

Para sostener todo esto, la herramienta más simple sigue siendo la agenda, con tres reglas:

• Traerla siempre con uno.
• Utilizar un solo sistema.
• Eliminar las notas sueltas.

Y las listas de chequeo, siempre visibles: lo importante no debería quedar almacenado en la memoria.

Dos leyes naturales para cerrar: tendemos a ir hacia la zona de comodidad, y para alcanzar una meta tenemos que expandirla. Las metas a largo plazo no se logran esperando que las cosas pasen.

Si amás la vida, no malgastes el tiempo, porque de tiempo se compone la vida. Frase atribuida a Benjamin Franklin